Es importante que una empresa defina la forma de configuración del servicio de Correos para sus colaboradores. En los casos de puestos de empleos continuamente rotativos, los correos deben definirse por el área, ejem: administración@sunegocio.com o facturacion@sunegocio.com, permitiendo a una empresa no relacionar sus clientes con una persona única. Para los puestos de confianza y/o socios es recomendable crear correos con sus nombres que permita  su identificación y generar confianza con sus clientes.

Si la función del colaborador se centra netamente en oficina, se recomienda que la configuración de su cuenta de correo sea POP3, ya que permite que la empresa controle las copias de correos a nivel servidor de lo que recibe, si borra un empleado un correo, la copia puede ser recuperado en el servidor (*). Los servicios IMAP sin embargo permite que los usuarios controlen sus correos en el servidor, quedando la PC o celular como un mediador de información. Al tener acceso a correos directamente en el servidor, si esta información es borrada, esta acción es permanente, es decir se elimina sin opción a recuperación.